Digitaliza la gestión de proyectos y crea informes de estatus de proyectos con el uso de plantillas digitales
No querrás apostarlo todo en un proyecto sin la debida planificación. ¿Verdad? Antes de empezar cualquier proyecto debes asegurarte de que este será exitoso y esto es posible si existe una planificación realista de su presupuesto, plazo y gestión de riesgos.
Para impresionar a tus colegas, jefes, empleados, clientes potenciales o inversores, debes poder diseñar un plan de proyecto atractivo y, sobre todo, informar a las partes interesadas sobre su estatus cada vez que lo requieran. Pues, una vez invertidos su tiempo y dinero, sus expectativas de éxito del proyecto son elevadas, por lo que querrán estar al tanto de todo suceso.
Por este motivo, el informe sobre el estado del proyecto es una herramienta importante en la gestión de proyectos. Con una plantilla para el informe de estatus de proyectos puedes registrar el progreso del proyecto o plan de negocios actual de manera organizada, estandarizada. A diferencia de las plantillas en formato Excel o PowerPoint, las plantillas digitales inteligentes te brindan mayor flexibilidad, ya que podrás editarlas fácilmente al tiempo que coordinas efectivamente con tu equipo de trabajo.
Imagina contar con formularios digitales que te permitan controlar efectivamente la ejecución de actividades con tu equipo mediante un sistema de mensajes, notificaciones y alarmas. Imagina poder revisar las actividades pendientes, realizadas o atrasadas y comunicarte con los responsables desde tu smartphone o tablet. Imagina poder identificar defectos o riesgos e implementar las acciones correctivas a tiempo, sin afectar el cronograma y el presupuesto. Esto y mucho más es posible con el uso de la tecnología rentable, como las hojas de control digitales o los softwares para auditoría interna. ¿Deseas saber más?
Aprende brevemente de este artículo lo siguiente:
- Cuáles son las 5 ventajas de usar una plantilla de reporte de avance de proyectos.
- Cuál es la estructura de un informe de proyecto.
- Cómo facilitar la gestión de proyectos con el uso de herramientas digitales.
¿Cuáles son las 5 ventajas de usar una plantilla de reporte de avance de proyectos?
Estar al tanto del estado actual de un proyecto y no perder la visión de conjunto en una multitud de proyectos es uno de los mayores retos de la gestión de proyectos moderna. Por eso, al momento de realizar un informe del estatus del proyecto es importante comprimir la información correctamente para reducirla a lo esencial para que los puntos más importantes puedan ser comprendidos y discutidos inmediatamente y sin confusiones.
Lo anterior es posible con el uso de plantillas realizadas por expertos. Gracias al uso de plantillas, los directores del proyecto y el equipo pueden evaluar las áreas más importantes como tiempo, calidad y presupuesto y detectar las áreas que requieren de especial atención con mayor rapidez. Pues, un informe sobre el estatus del proyecto es esencialmente un resumen de las tareas realizadas, las tareas pendientes y el estado actual del proyecto en relación con los objetivos y resultados que se buscan asegurar. Este informe puede elaborarse diariamente, semanalmente o mensualmente para tener controladas todas las fases del proyecto durante todo el ciclo de vida del proyecto.
5 razones principales para utilizar una plantilla de informe de estatus del proyecto:
1. Mejora la comunicación dentro del equipo: Las plantillas ayudan a ingresar la información de forma organizada para que todo el equipo e interesados conozcan el estado del proyecto, conozcan las fases, etapas y actividades y no exista confusión sobre la terminología o acciones a realizarse.
2. Mantiene a los interesados informados sobre el progreso del proyecto: El uso de plantilla ayuda a recolectar la información relevante tomar decisiones informadas sobre las contramedidas que deben implementarse para asegurar el éxito del proyecto. De igual manera, permite recoger sugerencias y correctivos para solucionar problemas.
3. Racionaliza el proceso de información: Una plantilla es una herramienta ideal para recolectar y cuantificar los distintos parámetros y proporcionar datos objetivos y comparables. Por ejemplo, es posible medir los plazos de entrega, la calidad de los resultados, los costes incurridos hasta el momento, el porcentaje de estos costes en los costes totales, el importe de los costes imprevistos y las horas trabajadas, ya sea por empleado o por grupo profesional.
4. Permite que se tomen medidas para los riesgos y peligros potenciales identificados: Con una plantilla se pueden recopilar y documentar la información de forma estandarizada sobre los factores de riesgo del proyecto, su probabilidad y su impacto sobre el proyecto. Esto ayuda a mejorar la gestión del riesgo para evitar afectaciones a los plazos y presupuesto.
5. Mejora los sistemas de apoyo necesarios para alcanzar los objetivos: Las mejores plantillas de progreso del proyecto crean responsabilidad y compromiso dentro del equipo. Al mismo tiempo, garantizan la consecución de los objetivos del proyecto.
¿Cuál es la estructura de un informe de proyecto?
Es muy útil estructurar siempre el informe de estado del proyecto para que se pueda seguir mejor el progreso, o la falta de progreso. Por lo tanto, es recomendable usar una plantilla de proceso estandarizada para evitar defectos y gestionar los riesgos con base en datos históricos. Además, con una estructura definida es mucho más fácil para todos los involucrados interpretar la información correctamente y detectar las áreas o actividades importantes o esenciales.
Recuerda que el contenido del informe de situación de un proyecto NO debe ser sobrecargado y debe limitarse a los puntos esenciales.
Cada plantilla para un informe de estado del proyecto comienza con la cabecera del proyecto. Aquí es donde se especifica la información general del proyecto como, por ejemplo:
- Nombre del proyecto.
- Número de proyecto.
- Nombre del director del proyecto.
- Fecha de creación.
- Nombre de la persona que hizo el informe
Además, el informe de estado del proyecto se divide en las siguientes 8 secciones:
1. Fases del Proyecto:
La primera fase se divide en las siguientes 6 secciones:
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- Inicialización
Se reúne el equipo del proyecto y se definen los límites y objetivos del proyecto. Se crea un plan de proyecto, que contiene todas las fases del proyecto con sub-pasos. - Análisis
Se hacen los análisis necesarios y se responde a preguntas tales como: ¿Cuál es la situación actual, qué dificultades han surgido y qué es lo que va bien? - Concepto grueso
Se elabora un concepto aproximado basado en los resultados de la fase de análisis, teniendo en cuenta los objetivos del proyecto. - Plan Detallado
Los siguientes pasos del proyecto se derivan del proyecto general, que a su vez da lugar al proyecto detallado. - Implementación
La implementación de los puntos del proyecto comienza con el proyecto detallado. - Finalizar
Al final, se evalúa lo que fue bien y lo que no fue bien, así como una evaluación de lo que podría ser mejorado o no fue implementado. Se buscan oportunidades de mejora.
- Inicialización
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2. El Sistema de Clasificación del Estado RAG (Red-Amber-Green)
El estado del RAG es un elemento esencial de un informe de progreso. RAG significa rojo, amarillo y verde. Cada color indica el estado actual de un área de servicio importante, que típicamente incluye calidad, tiempo, alcance y presupuesto.
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- ROJO – este color deja claro que el proyecto tiene problemas y obstáculos significativos que no pueden ser superados por el director del proyecto solo. Estos problemas deben ser remitidos al cliente o al director del proyecto para que se puedan aplicar medidas correctivas de inmediato.
- AMARILLO – este color indica que todavía hay problemas, pero que el director del proyecto y el equipo pueden resolverlos. Por lo tanto, la junta del proyecto aún debe ser actualizada e informada sobre el problema.
- VERDE – este color indica que el proyecto está funcionando sin problemas y todos los aspectos están dentro de la tolerancia.
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3. Riesgos del Proyecto
Esta sección evalúa si hay algún riesgo en el proyecto y cuáles podrían ser. También se toman medidas para minimizar su ocurrencia.
4. Recursos del Proyecto
Los recursos del proyecto como los empleados y las máquinas involucradas también pertenecen al informe de estado. Esto determina qué recursos han sido programados y cuáles están disponibles.
5. Costo del Proyecto
Al principio de cada proyecto se define un presupuesto, los llamados «costes objetivo». En esta parte del informe de situación, los costes objetivo se comparan con los costes reales. Se muestra un importe negativo en rojo.
6. Plazos del Proyecto
Las fechas pueden ser marcadas en una plantilla informe de proyecto simplemente con «OK» o no OK «NOK». Entonces los indicadores de fecha aparecerán en verde o rojo. Para muchas fechas de un proyecto, también se pueden asignar hitos.
7. Próximos Pasos del Proyecto
En este punto, se observa el estado actual del proyecto, para poder determinar los siguientes pasos y avanzar con el proyecto.
8. Comentarios
Durante la discusión del informe del estado del proyecto, el cliente u otras personas involucradas pueden compartir comentarios o feedback y tomar notas para implementar lo aprendido.
¿Cómo facilitar la gestión de proyectos con el uso de herramientas digitales?
El informe sobre el estado del proyecto o el informe de progreso requiere que se registre y proporcione continuamente información importante sobre el estado del proyecto en relación con los objetivos que se buscan asegurar. Usar plantillas en papel o en Excel para manejar toda la información requiere un esfuerzo enorme e innecesario. Pues, resulta nada práctico. ¡Es hora de modernizar la gestión de proyectos!
La App de Lumiform te permite documentar y recolectar toda la información relevante para el informe de estado del proyecto desde tu tablet o smartphone, sin importar si estás o no contectado al internet. Esto esto es posible al usar las listas de control digitales creadas con el software de escritorio de Lumiform. Lumiform cuenta con más de 12.000 plantillas de listas de control y verificación que puedes usar y adaptar según las necesidades del proyecto. Al digitalizar los controles se minimizan los posibilidad de pérdidas de documentación, esencial para garantizar la calidad y la gestión de riesgos del proyecto en general.
Lumiform facilita la vida de los gestores de proyectos al brindarles las herramientas digitales necesarias para registrar todo evento o dato relevante de manera organizada y mantener la documentación segura y al alcance de los interesados, sin importar la hora y el lugar en el que se encuentren. Una documentación limpia y transparente ayuda a evitar errores y a registrar correctamente el estado del proyecto para poder determinar las siguientes acciones a realizar.
Además, Lumiform ofrece a los gestores de proyectos y a su equipo muchas más ventajas como, por ejemplo, las siguientes:
- Accedes a una visión general de todo lo que ocurre en las distintas fases del proyecto. Siempre estarás al tanto de las actividades realizadas, pendientes, atrasadas o no realizadas y de los responsables. Podrás coordinar con ellos desde la app, gracias a nuestro sistema de mensajes, notificaciones y alarmas.
- Ahorras tiempo al tener acceso a informes automáticos de análisis de todos los datos recogidos. Así, podrás identificar más rápidamente las áreas que necesitan de especial atención y coordinar las acciones correctivas oportunamente.
- Todos los resultados del proyecto se agrupan automáticamente en un informe que pueden enviarse a las partes interesadas en distintos formatos: Word, PDF, vía mail. Tú elige.
- Mejora continua de la ejecución del proyecto: Los procesos internos pueden optimizarse continuamente ya que, al usar las plantillas digitales, podrás identificar las oportunidades de mejora. Por ejemplo, puedes usar la checklist de Método Kaizen para el efecto.
- Con el constructor de formularios digitales puedes escoger y usar una de las plantillas listas para usar de nuestra biblioteca de plantillas, modificarla o crear una desde cero. Sea lo que sea, Lumiform guía a cada usuario paso por paso, sin requerir formación. La App y Software de Auditoría son fácil de usar y de entender.
